Para tener en cuenta los documentos que se conservan en las carpetas de cada dependencia se tendrá en cuenta los siguientes valores:

 

* FACILITATIVOS, SUSTANTIVOS, FACULTATIVOS:

 

Con estos tres aspectos a resaltarla verdadera importancia que tiene el documento para la empresa. Por ejemplo, el recibo de caja de un loca, emitido por la compra de dotación (Esferos y un Bombillo), a este tipo de documento, se genera a contabilidad, pero en si es un documento facilitativo, siendo de que no da transcendencia en la importancia de lo emitido por la empresa.

 

Si son documentos de un acta que se generó, firmando la auditoria de un certificado de calidad, son documentos facultativos, donde se está brindando el respaldo a lo sucedido dentro de la empresa.

 

Cuando nos damos referencia a los documentos sustantivos, es cuando está involucrado en este caso la empresa y los clientes, así que lo que es la contabilidad y los documentos que respaldan la actividad de ventas (facturas), serán documentos que por ley se tendrán que resguardar en el archivo, ya nombrado anteriormente.