Para dar seguridad de los documentos y ampliar los espacios en el archivo, se darán paso a la DIGITALIZACIÓN de los documentos que su formación es facultativa y sustantiva para la empresa igualmente los documentos sustantivos; serán digitalizados aquellos documentos recientes los cuales son importantes para la empresa según su valor; los que son más antiguos, pacientes a cumplir la fecha logrando así dar una disposición final en su debido momento.

 

El proceso de ELIMINACIÓN será generado a aquellos documentos facilitativos ya nombrados anteriormente, los cuales no dan prioridad de información a la empresa.

Todos estos procesos serán identificados, serán registrados en un acta, donde irá documentada la fecha de la creación y finalización del documento, igualmente será identificado el cuerpo del documento, que se tiene, la procedencia y el por qué la eliminación del documento.

 

Con los documentos digitalizados, se tendrá en cuenta los mismos procedimientos que se manejan en los documentos análogos, resaltando su cuidado y conservación.