• Archivo

 

Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservando y respetando el orden original, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce.

 

 

• Documento

 

Información registrada, cualquiera que sea la forma o el medio que haya sido creada, recibida o conservada por la entidad, en cumplimiento de su misión, en virtud de la ley o mediante cualquier transacción que represente su pensamiento o acción.

 

 

•  Unidad Documental

 

Es la pieza mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada un documento. Pueden ser unidades documentales como, un acta, un oficio, un informe.

 

 

• Ciclo Vital del Documento

 

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina de origen y su conservación permanente.

 

 

• Rotulación:

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Identificación de la caja a partir de su ubicación física y su respectiva información en la base de datos.